Das sagen meine Kunden
Wo Automatisierung im Mittelstand wirklich etwas bringt
Nicht jeder Prozess lohnt die Automatisierung. Diese hier fast immer:
- Doppelte Datenpflege: Dieselben Daten werden in zwei oder drei Systemen eingegeben
- Wiederkehrende Berichte: Monatliche Auswertungen, die jemand von Hand zusammenklickt
- Dokumentenerstellung: Angebote, Rechnungen oder Verträge aus immer denselben Bausteinen
- Freigabeketten: E-Mails, die im Kreis laufen, bis irgendwann jemand zustimmt
- Datenübernahme: CSV-Dateien, die regelmäßig von Hand importiert werden
Wie ich vorgehe
Prozessanalyse
Wir sehen uns gemeinsam an, wo im Alltag Zeit verloren geht. Ergebnis ist eine Liste automatisierbarer Prozesse, sortiert nach Aufwand und Ersparnis.
Pilotprozess
Wir starten mit einem einzigen Prozess – dem mit dem besten Verhältnis aus Aufwand und Wirkung. So sehen Sie den Effekt, bevor Sie größer investieren.
Passende Werkzeuge
n8n, Make oder eine eigene Lösung – ich wähle nach Ihrem Fall, nicht nach Anbieterprovision. Self-Hosting ist möglich, wenn Ihre Daten das Haus nicht verlassen sollen.
Schnittstellen
Anbindung Ihrer bestehenden Systeme: ERP, CRM, Warenwirtschaft, Buchhaltung, Onlineshop. Auch bei Software ohne offizielle API.
KI, wo sie hilft
Dokumente auslesen, Texte einordnen, E-Mails vorsortieren. KI kommt dort zum Einsatz, wo klassische Regeln nicht ausreichen – nicht als Selbstzweck.
Übergabe an Ihr Team
Ihre Mitarbeiter sollen Anpassungen selbst vornehmen können. Dazu gehören Dokumentation und eine Einweisung, die auch ohne IT-Hintergrund verständlich ist.
Was kostet Prozessautomatisierung?
Der häufigste Grund, warum KMU das Thema aufschieben, ist die Sorge vor einem sechsstelligen Projekt. Realistisch ist das Gegenteil:
Potenzialanalyse (ab 900 €): Ein halber Tag gemeinsam, danach eine priorisierte Liste automatisierbarer Prozesse mit geschätzter Zeitersparnis. Wenn sich nichts lohnt, sage ich Ihnen das.
Erster Prozess (ca. 1.500 – 4.000 €): Ein konkreter Workflow, produktiv im Einsatz. Amortisiert sich in der Regel innerhalb weniger Monate.
Laufender Ausbau (Tagessatz oder Monatspaket): Weitere Prozesse, sobald der erste läuft und Ihr Team Vertrauen gefasst hat.
Ausführlich: Prozessautomatisierung für kleine Unternehmen.
Was das konkret bringt
- Zeit: Wiederkehrende Aufgaben, die Stunden pro Woche gekostet haben, laufen von selbst
- Weniger Fehler: Kein Vertippen mehr beim Übertragen zwischen Systemen
- Nachvollziehbarkeit: Jeder Durchlauf ist protokolliert statt in Postfächern verstreut
- Unabhängigkeit: Prozesse laufen weiter, auch wenn jemand im Urlaub ist
- Planbarkeit: Feste Kosten statt wachsender Personalaufwand bei mehr Volumen
Häufig gestellte Fragen
Wie kann ein mittelständisches Unternehmen mit begrenztem Budget einsteigen?
Mit genau einem Prozess. Sie brauchen keine Strategie für das gesamte Unternehmen, sondern eine Aufgabe, die oft genug vorkommt, um sich zu rechnen. Typischer Einstieg: ein Workflow für 1.500 bis 4.000 €, der sich in wenigen Monaten amortisiert. Erst wenn der läuft und im Team akzeptiert ist, kommt der nächste.
Brauchen wir dafür eine eigene IT-Abteilung?
Nein. Die meisten meiner Automatisierungskunden haben keine eigene IT. Ich richte die Prozesse so ein, dass sie ohne Betreuung laufen, und dokumentiere sie so, dass Ihr Team einfache Anpassungen selbst vornehmen kann. Für alles Weitere bin ich erreichbar.
Welche Prozesse lassen sich ohne Programmierung automatisieren?
Sehr viele: Datenübernahme zwischen Systemen, E-Mail-Verarbeitung, Dokumentenerstellung, Benachrichtigungen und Freigabeketten lassen sich mit Werkzeugen wie n8n ohne eigenen Code abbilden. Programmierung braucht es erst bei Systemen ohne Schnittstelle oder bei komplexer Fachlogik.
Was passiert mit unseren Daten?
Das entscheiden Sie. Wenn Ihre Daten das Haus nicht verlassen sollen, richte ich die Automatisierung self-hosted auf Ihrem eigenen Server ein – dann verlässt kein Datensatz Ihre Infrastruktur. Wo Cloud-Dienste sinnvoll sind, achte ich auf europäische Anbieter und einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
Wie schnell sehen wir ein Ergebnis?
Die Potenzialanalyse liefert innerhalb einer Woche ein Ergebnis. Ein erster produktiver Workflow steht üblicherweise zwei bis vier Wochen nach Projektstart. Die Zeitersparnis ist ab dem ersten Tag messbar, weil wir vorher festhalten, wie lange der Prozess von Hand gedauert hat.
