Kennen Sie das?
Drei Sätze, die in Handwerks- und Dienstleistungsbetrieben fast gleich klingen – unabhängig von Gewerk und Größe:
„Abends nach der Baustelle sitze ich noch am Angebot.“
„Bis unser Angebot raus ist, hat der Kunde schon woanders zugesagt.“
„Jedes Angebot sieht anders aus, je nachdem, wer es schreibt.“
Das Problem ist selten der Preis und fast nie das Können. Es ist der Weg von der Anfrage zum fertigen Dokument: Angaben beim Kunden nachfragen, Positionen zusammensuchen, Preise aus der letzten Kalkulation holen, Textbausteine aus einem alten Angebot kopieren. Jeder Schritt dauert für sich wenige Minuten – zusammen sind es Stunden, und sie fallen immer außerhalb der Arbeitszeit an.
Was Sie konkret bekommen
Vier Bausteine, die aufeinander aufbauen. Einzeln sinnvoll, zusammen der komplette Weg von der Anfrage bis zur Erinnerung.
Anfrage erfassen
E-Mail, Formular oder Sprachnachricht wird ausgelesen und den richtigen Feldern zugeordnet. Fehlt eine Angabe, ohne die kein Angebot möglich ist – Quadratmeter, Termin, Adresse –, fragt das System automatisch beim Kunden nach, statt die Anfrage liegen zu lassen.
Positionen vorschlagen
Die KI wählt passende Positionen aus Ihrem Leistungskatalog und orientiert sich an ähnlichen früheren Angeboten. Die Preise kommen aus Ihrer Kalkulation, nicht aus einer Schätzung des Modells – gerechnet wird weiterhin von Ihrem System.
Entwurf in Ihrem Layout
Das Angebot landet als Entwurf dort, wo Sie es ohnehin bearbeiten: in Ihrer Handwerkersoftware, wenn sie eine Schnittstelle hat, sonst als PDF im Firmendesign plus vorbereiteter E-Mail. Freigeben und abschicken bleibt bei Ihnen.
Automatisch nachfassen
Meldet sich der Kunde nach einigen Tagen nicht, geht eine freundliche Erinnerung raus – und Sie sehen auf einen Blick, welche Angebote offen sind. Das ist der Teil, der im Alltag als Erstes untergeht und am meisten Umsatz kostet.
Was das rechnerisch bedeutet
Dies ist eine Beispielrechnung, kein Messwert bei einem Kunden. Sie zeigt, wie Sie selbst nachrechnen können – Ihre Zahlen kennen Sie besser als ich:
Ein Betrieb schreibt 15 Angebote pro Woche. Heute dauert eines im Schnitt 45 Minuten, vom Lesen der Anfrage bis zum Versand. Mit vorbereitetem Entwurf bleiben Prüfen und Anpassen – realistisch 15 Minuten.
Das sind 30 gesparte Minuten je Angebot, 7,5 Stunden pro Woche und rund 350 Stunden im Jahr. Zum Vergleich: Das ist mehr als ein voller Arbeitsmonat, der heute abends und am Wochenende abgearbeitet wird.
Interessanter als die gesparte Zeit ist für viele Betriebe aber die zweite Zahl: wie schnell das erste Angebot beim Kunden ist. Wer am Tag der Anfrage antwortet statt in der Woche darauf, gewinnt Aufträge, die sonst nie im Vergleich gelandet wären.
- Vorher gemessen: Im Workshop halten wir fest, wie lange ein Angebot heute wirklich dauert – sonst ist der Effekt später nicht belegbar
- Nachher gemessen: Nach dem Pilot steht dieselbe Zahl noch einmal daneben, je Angebotstyp
- Ehrlich gerechnet: Angebote, die eine Ortsbesichtigung oder eigene Statik brauchen, werden dadurch nicht schneller – die rechnen wir heraus
So läuft es ab
Vier Schritte, der erste kostenlos. Nach dem Workshop wissen Sie, was ein Pilot bei Ihnen kostet und was er einspart – vorher legt sich niemand fest.
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Erstgespräch
Per Video oder Telefon: Wie kommen Anfragen bei Ihnen herein, womit schreiben Sie Angebote, wie viele sind es pro Woche. Danach sage ich Ihnen, ob sich eine Automatisierung rechnet – oder dass sie es bei Ihrer Menge nicht tut.
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Angebots-Workshop
Wir gehen fünf echte Angebote gemeinsam durch: Welche Positionen wiederholen sich, wo kommen die Preise her, welche Rückfragen stellen Sie immer. Ergebnis ist ein Ablaufplan plus die gemessene Ist-Zeit je Angebotstyp.
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Pilot mit einem Angebotstyp
Der häufigste Angebotstyp wird automatisiert und an echten Anfragen getestet – parallel zu Ihrem bisherigen Weg, damit nichts ausfällt. Am Ende steht die Nachher-Zeit neben der Vorher-Zeit.
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Ausrollen & betreuen
Funktioniert der Pilot, kommen die weiteren Angebotstypen dazu. Danach läuft es im Monatsabo mit Monitoring, damit ein Ausfall nicht erst auffällt, wenn ein Kunde sich beschwert.
Was es kostet
Der Einstieg hat einen Festpreis, die Umsetzung eine Spanne, die nach dem Workshop steht. Alle Preise netto.
Angebots-Workshop
490 € Festpreis, einmalig
Der Einstieg mit festem Preis: fünf echte Angebote gemeinsam durchgegangen, Ablaufplan und gemessene Ist-Zeit. Danach entscheiden Sie, ob ein Pilot folgt.
- Halber Tag gemeinsam, remote oder im Raum Würzburg vor Ort
- Ablaufplan: welcher Schritt automatisiert wird und welcher bei Ihnen bleibt
- Ist-Zeit je Angebotstyp, schriftlich – die Grundlage für jedes Nachher
- Einschätzung, was der Pilot kostet und was er einspart
- Wird beim Pilot vollständig angerechnet
Pilot
2.000 – 5.000 € nach Aufwand, Spanne vorab
Ein Angebotstyp läuft produktiv: Die Anfrage wird ausgelesen, Positionen werden vorgeschlagen, der Entwurf landet in Ihrem Layout.
- Ein Angebotstyp vollständig automatisiert, an echten Anfragen getestet
- Anbindung an Ihre Software, sofern sie eine Schnittstelle hat
- Angebotsentwurf in Ihrem Firmendesign, als PDF oder direkt im System
- Automatisches Nachfassen bei offenen Angeboten
- Nachher-Messung gegen die Ist-Zeit aus dem Workshop
- Dokumentation, mit der Sie Textbausteine selbst pflegen können
Betreuung
ab 149 € im Monat, 3 Monate Mindestlaufzeit
Damit der Workflow auch in sechs Monaten noch läuft: Monitoring mit Fehleralarm, Modell- und API-Updates, Anpassungen.
- Monitoring mit Alarm, wenn ein Durchlauf ausfällt
- Modell- und Schnittstellen-Updates, bevor etwas abgekündigt wird
- Anpassungen, wenn sich Preise, Positionen oder Formulare ändern
- Details und größere Pakete auf der Seite KI-Betreuung
Die meisten Betriebe starten mit Workshop plus Pilot für einen Angebotstyp – danach ist belegbar, was das Ausrollen auf die übrigen Typen bringt.
- Der Workshop ist der Festpreis-Einstieg: 490 € für ein belastbares Bild, bevor Sie über ein Projekt entscheiden – und er wird beim Pilot angerechnet.
- Die Pilot-Spanne steht vor dem Start: Das Angebot richtet sich nach dem Aufwand, aber die Spanne bekommen Sie nach dem Workshop schriftlich, nicht erst nach der Umsetzung.
- Kein Abo-Zwang: Workflow, Zugänge und Dokumentation gehören Ihnen. Die Betreuung ist ein Angebot, keine Bedingung.
- Ehrliches Nein: Bei drei Angeboten im Monat ist eine gute Vorlage billiger als jede Automatisierung. Das sage ich im Erstgespräch, nicht nach dem Workshop.
Laufend kommen nur die Dienste dazu, die Sie wirklich nutzen – bei dieser Menge üblicherweise 20 bis 60 € im Monat für Modellzugriff und Hosting. Soll nichts das Haus verlassen, läuft es auf Ihrem eigenen Server; die Modellkosten entfallen dann, die Serverkosten kommen dazu.
Geht es Ihnen nicht nur um Angebote, sondern um mehrere Abläufe gleichzeitig, ist die KI Einführung als Festpreis-Paket günstiger als die Einzelbeauftragung.
Das sagen meine Kunden
Eine eigene Fallstudie zum Angebotsprozess ersetzt die Beispielrechnung oben, sobald der erste Pilot gelaufen ist. Bis dahin: Stimmen aus Projekten, in denen es um dieselbe Sache ging – Termine halten und manuelle Arbeit abschaffen.
Wie es nach dem Pilot weitergeht
Ein automatisierter Angebotsprozess ist kein Projekt, das fertig wird – er hängt an Ihren Preisen, Ihren Formularen und einer Schnittstelle, die irgendwann aktualisiert wird. Deshalb gehört das Danach von Anfang an dazu:
- Weitere Angebotstypen: Der zweite ist deutlich billiger als der erste, weil Katalog, Layout und Anbindung dann stehen
- Betreuung im Monatsabo: Monitoring, Updates und Anpassungen – siehe KI-Automationen, die auch in sechs Monaten noch laufen
- Angrenzende Abläufe: Rechnungseingang, Anfragen vorsortieren, Protokolle aus Sprachnotizen – siehe Prozessautomatisierung für KMU
- Oder gar nichts: Sie können nach dem Pilot aufhören. Dokumentation und Zugänge gehören Ihnen, Ihre IT kann selbst weiterbauen
Häufig gestellte Fragen zur Angebotsautomatisierung
Funktioniert das mit meiner Handwerkersoftware?
Hat sie eine Schnittstelle, landet der Entwurf direkt dort – dann arbeiten Sie weiter in dem Programm, das Sie kennen. Hat sie keine, bekommen Sie das Angebot als PDF im Firmendesign plus vorbereitete E-Mail, und die Positionen zusätzlich in einem Format, das Ihre Software importieren kann. Welcher Weg bei Ihnen möglich ist, klärt der Workshop – das ist eine der Fragen, die dort beantwortet werden.
Schickt die KI Angebote ohne mich raus?
Nein. Es entsteht immer ein Entwurf, den Sie freigeben. Das ist keine vorsichtige Voreinstellung, sondern Absicht: Ein Angebot ist ein verbindliches Dokument mit Preisen, für die Sie haften. Automatisiert wird das Zusammensuchen, nicht die Entscheidung. Nur beim Nachfassen geht eine Erinnerung ohne Freigabe raus – und auch das lässt sich abschalten.
Was passiert mit den Kundendaten aus den Anfragen?
Die Verarbeitung läuft bei Anbietern mit Auftragsverarbeitungsvertrag, auf Wunsch mit Hosting in der EU. Vor dem ersten Durchlauf halten wir schriftlich fest, welche Angaben überhaupt an ein Modell gehen – für einen Angebotsentwurf sind das Leistungsbeschreibung und Mengen, nicht zwingend Name und Adresse. Sollen gar keine Daten das Haus verlassen, läuft die Automatisierung self-hosted auf Ihrem Server, inklusive eines lokal betriebenen Modells.
Werden die Preise von der KI geschätzt?
Nein, und das ist der wichtigste Unterschied zu einem Textgenerator. Gerechnet wird mit Ihren Positionen und Ihren Preisen – die KI wählt aus, was zur Anfrage passt, und setzt den Entwurf zusammen. Die Zahlen kommen aus Ihrem Katalog oder Ihrer Kalkulation. Fehlt eine Position, steht das im Entwurf als Lücke, statt dass ein plausibel klingender Betrag erfunden wird.
Wie viele Angebote müssen es sein, damit sich das rechnet?
Als Daumenregel: ab etwa fünf Angeboten pro Woche, die sich in der Struktur wiederholen. Bei drei Angeboten im Monat ist eine gut gemachte Vorlage billiger als jede Automatisierung – das sage ich dann auch. Entscheidend ist nicht die Stückzahl allein, sondern die Wiederholung: Zehn sehr ähnliche Angebote sind leichter zu automatisieren als fünf völlig verschiedene.
Wie lange dauert es, bis der erste Entwurf automatisch entsteht?
Der Workshop ist ein halber Tag, der Pilot braucht zwei bis vier Wochen – abhängig davon, ob Ihre Software eine Schnittstelle hat und wie gut Leistungskatalog und Preise gepflegt sind. Ihr eigener Aufwand liegt beim halben Tag für den Workshop und wenigen Stunden für Rückfragen und Freigaben. Der Pilot läuft parallel zum bisherigen Weg, damit im Tagesgeschäft nichts hängt.
Was, wenn der Entwurf fachlich falsch ist?
Das passiert am Anfang, deshalb läuft der Pilot parallel zu Ihrem bisherigen Weg. Jede Korrektur, die Sie am Entwurf machen, ist eine Information: Entweder fehlt eine Regel, oder die Anfrage enthielt die Angabe nicht, oder der Fall gehört nicht in die Automatisierung. Angebotstypen, bei denen am Ende doch jedes Mal das Gleiche von Hand geändert wird, nehme ich wieder heraus – die kosten mehr Prüfzeit, als sie sparen.
Brauchen wir dafür eigene IT?
Nein, das ist bei Betrieben in dieser Größe meist nicht der Fall. Ich übernehme Einrichtung, Anbindung und Betrieb und dokumentiere so, dass einfache Anpassungen – ein neuer Textbaustein, ein geänderter Preis, ein weiterer Empfänger – bei Ihnen bleiben können. Wichtig ist nur, dass es jemanden gibt, der den Angebotsprozess wirklich kennt: meist die Büroleitung.