Kennen Sie das?
Drei Sätze, die fast immer nach demselben Muster erzählt werden – rückblickend, nachdem es passiert ist:
„Der Workflow lief monatelang. Dann fiel auf, dass seit drei Wochen keine Rechnungen mehr übertragen wurden.“
„Der KI-Anbieter hat das Modell abgekündigt, und keiner bei uns weiß, was zu tun ist.“
„Unser Freelancer von damals ist nicht mehr erreichbar.“
Das Muster dahinter ist immer gleich: Eine Automatisierung wird gebaut, sie funktioniert, und damit gilt sie als fertig. Niemand richtet eine Überwachung ein, niemand ist für Updates zuständig, und niemand prüft, ob sie noch läuft. Ein stiller Ausfall kostet dadurch nicht nur Arbeitszeit, sondern Vertrauen in die Zahlen, die aus dem System kommen – und am Ende steht die Rückkehr zur Handarbeit, weil „das Ding“ ja ohnehin nicht zuverlässig war.
Was Betreuung konkret heißt
Vier Dinge, die bei den meisten bestehenden Automationen fehlen – und die zusammen den Unterschied machen, ob sie in einem Jahr noch läuft.
Monitoring mit Fehleralarm
Jeder Durchlauf wird protokolliert, und Ausbleiben ist ein Fehler: Wenn ein Workflow, der täglich läuft, einen Tag aussetzt, löst das einen Alarm aus. Das ist der Unterschied zwischen „drei Wochen nicht gemerkt“ und „am nächsten Morgen behoben“.
Modell- & API-Updates
KI-Modelle werden im Jahresrhythmus abgekündigt, Schnittstellen ändern sich ohne Vorwarnung. Ich verfolge die Ankündigungen der Anbieter, die Sie nutzen, und stelle um, bevor die alte Version abgeschaltet wird – nicht danach.
Anpassungen im Alltag
Ein neues Feld im Formular, ein geänderter Preis, ein weiterer Empfänger, eine Regel, die anders greifen soll: Jedes Paket enthält Stunden dafür. Kleine Änderungen sollen nicht an einem Angebot und einer Bestellung hängen.
Bericht statt Blackbox
Ab dem Standard-Paket monatlich eine kurze Übersicht: wie viele Durchläufe liefen, was sie gekostet haben, wo Fehler auftraten. Damit bleibt belegbar, was die Automatisierung bringt – und ob sich ein Workflow noch lohnt.
Der Unterschied: ein Ausfall, den jemand sieht
Technisch ist Betreuung unspektakulär. Ihr Wert zeigt sich an einem einzigen Tag im Jahr – an dem, an dem etwas kaputtgeht.
Ohne Betreuung ist die Reihenfolge: Es bricht, es läuft wochenlang nicht, jemandem fällt eine Lücke in den Daten auf, dann beginnt die Suche nach der Ursache und nach jemandem, der das System kennt. Der Schaden ist dann nicht der Fehler, sondern die Zeit dazwischen.
Mit Betreuung ist die Reihenfolge: Der Alarm kommt am Tag des Ausfalls, die Ursache steht im Protokoll, und der Workflow läuft wieder – in der Regel, bevor es im Tagesgeschäft überhaupt aufgefallen wäre.
Deshalb ist der erste Schritt immer eine Bestandsaufnahme und keine Preisverhandlung: Solange niemand weiß, welche Automationen laufen und woran sie hängen, lässt sich auch nicht sagen, was ihr Ausfall kostet.
- Protokoll je Durchlauf: was lief, wann, mit welchem Ergebnis – nachvollziehbar statt vermutet
- Ausbleiben gilt als Fehler: ein Workflow, der nichts tut, ist genauso ein Alarm wie einer, der abbricht
- Zugänge und Schlüssel im Blick: ablaufende Tokens und Zertifikate sind die häufigste stille Ursache
- Ein Ansprechpartner: dieselbe Person, die die Workflows kennt – keine Ticketnummer in einer Warteschlange
So läuft die Übernahme ab
Drei Schritte. Der erste kostet nichts, der zweite einen Festpreis – erst danach beginnt der Monatsvertrag.
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Kostenloser Check
Per Video gemeinsam durch das, was bei Ihnen läuft: Welche Automationen gibt es, womit sind sie gebaut, wer würde einen Ausfall merken. Danach wissen Sie, wo die größten Risiken liegen – auch wenn Sie nichts beauftragen.
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Bestandsaufnahme & Monitoring
Jeder Workflow wird dokumentiert: was er tut, woran er hängt, welche Zugänge er braucht, was bei einem Ausfall passiert. Danach wird die Überwachung eingerichtet. Festpreis ab 390 €, bei eigenen Projekten entfällt sie.
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Laufende Betreuung
Monitoring, Updates und Anpassungen im gebuchten Paket, ab Standard mit monatlichem Kurzbericht. Drei Monate Mindestlaufzeit, danach monatlich kündbar.
Die Pakete
Fester Monatspreis, keine Abrechnung nach Aufwand – damit eine kleine Anpassung nicht an einem Angebot hängt. Alle Preise netto.
Partner
990 € im Monat
Für Unternehmen, bei denen Automatisierung zum Betriebsablauf gehört und laufend neue Fälle dazukommen.
- Alles aus Standard
- 10 Std. Anpassungen im Monat
- Quartalsgespräch zu neuen Anwendungsfällen
- Reaktion am nächsten Werktag
- Fester Ansprechpartner für Ihre IT und Ihre Fachabteilungen
Standard
449 € im Monat
Das Paket für mehrere produktive Workflows: genug Stunden für den Alltag und ein Bericht, der den Nutzen belegt.
- Alles aus Basis
- 4 Std. Anpassungen im Monat
- Monatlicher Kurzbericht zu Durchläufen, Kosten und Fehlern
- Reaktion innerhalb von zwei Werktagen
- Prüfung, ob sich jeder Workflow noch rechnet
Basis
149 € im Monat
Die Grundabsicherung: Ein Ausfall fällt am selben Tag auf, und Abkündigungen treffen Sie nicht unvorbereitet.
- Monitoring mit Fehleralarm für alle Workflows
- Modell- und API-Updates, bevor die alte Version abgeschaltet wird
- 1 Std. Anpassungen im Monat
- Reaktion innerhalb von zwei Werktagen
Die meisten Kunden wählen Standard – vier Stunden decken die Änderungen ab, die im Alltag anfallen, und der Monatsbericht macht den Nutzen für die Geschäftsführung sichtbar.
- Mindestlaufzeit drei Monate, danach monatlich kündbar. Kürzer ist nicht sinnvoll: Im ersten Monat wird eingerichtet, im zweiten zeigt sich, wie oft etwas anfällt.
- Ungenutzte Stunden lassen sich einen Monat lang übertragen. Sie verfallen also nicht sofort, sammeln sich aber auch nicht über das Jahr an.
- Fremde Automationen übernehme ich nach einer Bestandsaufnahme zum Festpreis, etwa 390 € – siehe unten.
- Kein Zwang zur Betreuung: Wenn ich eine Automatisierung gebaut habe, gehören Workflow, Zugänge und Dokumentation Ihnen. Die Betreuung ist ein Angebot für Teams ohne eigene Kapazität.
Nicht enthalten sind die laufenden Kosten der Dienste selbst: Modellzugriff, Hosting und Lizenzen zahlen Sie direkt beim Anbieter, damit Zugänge und Verträge bei Ihnen bleiben. Welche das sind und was sie monatlich kosten, steht nach der Bestandsaufnahme schriftlich fest.
Größere Umbauten – ein neuer Workflow, eine zusätzliche Schnittstelle – sind keine Anpassung und werden getrennt angeboten. Details dazu auf den Seiten KI Automatisierung und Angebote automatisieren.
Automationen übernehmen, die jemand anderes gebaut hat
Das ist der häufigere Fall – und der Grund, warum diese Seite existiert. Eine fremde Automatisierung übernehme ich nicht blind, sondern erst nach einer Bestandsaufnahme zum Festpreis (etwa 390 €). Sonst übernähme ich die Verantwortung für etwas, dessen Zustand niemand kennt.
Was in der Bestandsaufnahme passiert:
- Inventar: welche Workflows laufen, wie oft, und was passiert, wenn einer ausfällt
- Abhängigkeiten: welche Zugänge, Schlüssel, Modelle und Fremdsysteme daran hängen – und welche davon demnächst ablaufen
- Risiken: wo Daten verloren gehen könnten, wo keine Fehlerbehandlung existiert, wo ein einzelner Zugang alles hält
- Dokumentation: schriftlich, damit nicht wieder eine einzelne Person das Wissen trägt
- Empfehlung: was übernommen, was neu gebaut und was abgeschaltet werden sollte – manches lohnt die Pflege nicht mehr
- n8n, Make, Zapier und eigener Code: die Plattform ist zweitrangig, der Zustand entscheidet
Das sagen Kunden, die nach dem Projekt geblieben sind
Beide Fälle begannen mit einer Software, für die der ursprüngliche Dienstleister nicht mehr erreichbar war.
Häufig gestellte Fragen zur KI-Betreuung
Betreuen Sie auch Automationen, die Sie nicht gebaut haben?
Ja, das ist der häufigere Fall – nach einer Bestandsaufnahme zum Festpreis (etwa 390 €). Die Plattform spielt dabei eine geringere Rolle als der Zustand: n8n, Make, Zapier und eigener Code sind gleichermaßen übernehmbar. Was die Übernahme erschwert, ist fehlende Dokumentation, ein Zugang, der an einer einzelnen Person hängt, oder ein Workflow ohne jede Fehlerbehandlung. Genau das steht nach der Bestandsaufnahme schriftlich fest – inklusive der Empfehlung, was besser neu gebaut als gepflegt wird.
Was passiert mit ungenutzten Stunden?
Sie lassen sich einen Monat lang übertragen. Damit verfällt eine ruhige Woche nicht sofort, aber es sammelt sich auch kein Guthaben über das Jahr an, das irgendwann als Projektbudget missverstanden wird. In Monaten, in denen deutlich mehr anfällt, bekommen Sie vorher eine Ansage – entweder als Angebot für die Zusatzstunden oder mit dem Vorschlag, ins nächstgrößere Paket zu wechseln.
Wie schnell reagieren Sie bei einem Ausfall?
Je nach Paket am nächsten Werktag (Partner) oder innerhalb von zwei Werktagen (Basis und Standard). Wichtiger als die zugesagte Reaktionszeit ist in der Praxis aber, dass der Ausfall überhaupt auffällt: Das Monitoring meldet sich am Tag des Fehlers, nicht in drei Wochen. Einen 24/7-Bereitschaftsdienst biete ich nicht an – wer den braucht, braucht ein Team und nicht einen Freiberufler, und das sage ich im Erstgespräch.
Was kostet uns ein Modellwechsel?
Die Umstellung ist Teil der Betreuung und kostet nichts extra, solange die Funktion dieselbe bleibt. Das ist einer der Hauptgründe für den Monatsvertrag: Modelle werden im Jahresrhythmus abgekündigt, und eine Umstellung ist zu klein für ein eigenes Angebot, aber zu wichtig, um sie liegen zu lassen. Ändert sich mit dem Wechsel die Fachlichkeit – weil das neue Modell andere Dinge kann –, besprechen wir das vorher getrennt.
Was, wenn gar nichts ausfällt?
Dann haben Sie für Monitoring, Updates und die enthaltenen Anpassungsstunden bezahlt – also für die Absicherung, nicht für Reparaturen. So ist der Vertrag gedacht. Bei einer einzelnen, sehr einfachen Automatisierung kann Basis trotzdem zu viel sein; dann sage ich das. Umgekehrt gilt: Wenn ein Workflow über Monate nichts einspart, steht das im Monatsbericht, und ich schlage vor, ihn abzuschalten statt weiter zu pflegen.
Wer hat Zugriff auf unsere Systeme?
Ich, mit eigenen, benannten Zugängen – nicht über ein geteiltes Sammelkonto. Die Zugänge liegen auf Ihrer Seite und lassen sich jederzeit entziehen; Modellzugriff, Hosting und Lizenzen laufen auf Ihre Verträge, damit beim Ende der Zusammenarbeit nichts bei mir hängt. Was ich an Daten sehe, steht in der Bestandsaufnahme, und wo es nicht nötig ist, werden Produktionsdaten nicht angefasst.
Können wir die Betreuung später beenden?
Ja, nach drei Monaten monatlich. Was Sie dann behalten: Workflows, Zugänge, die Dokumentation aus der Bestandsaufnahme und die eingerichtete Überwachung. Es gibt keinen Baustein, der bei mir läuft und beim Kündigen ausgeht – das wäre ein Abhängigkeitsverhältnis und kein Wartungsvertrag.
Brauchen wir das, wenn wir eine eigene IT haben?
Oft nicht – dann ist die Dokumentation aus der Bestandsaufnahme das Nützlichere, und Ihre IT übernimmt den Betrieb. Sinnvoll bleibt die Betreuung dort, wo Ihre IT die KI-Seite nicht mitgehen will: Modellabkündigungen verfolgen, Kosten pro Anfrage im Blick behalten, Prompts nachjustieren, wenn sich das Verhalten ändert. Das ist Spezialwissen mit wenig Volumen – genau der Fall, für den man niemanden einstellt.